Covid-19 | Mesures d’adaptation des règles relatives aux contrats de syndic de copropriété, aux mandats des membres de conseils syndicaux et aux assemblées générales de copropriétaires

L’ordonnance n° 2020-1400 modifie directement le texte de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020, qui avait été prise à l’occasion du premier confinement et modifiée successivement par l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 et par l’ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020, pour compléter, aménager ou prolonger certaines de ses dispositions (l' »Ordonnance Copropriété« ).

Son but est d’adapter, compte tenu de l’état d’urgence sanitaire, les règles applicables à certains contrats de syndic de copropriété, à certains mandats confiés aux membres du conseil syndical et aux assemblées générales de copropriétaires qui devaient se réunir pendant la période d’épidémie de Covid-19 et d’assurer ainsi la pérennité dans la gestion des copropriétés pendant la crise sanitaire.

L’Ordonnance Copropriété adapte par ailleurs les règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale (cette partie de l’ordonnance est décryptée ici).

SORT DES CONTRATS DE SYNDIC

L’Ordonnance Copropriété prévoit que le contrat de syndic qui expire ou a expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus « est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires ».

L’Ordonnance Copropriété déroge ainsi notamment au principe selon lequel le contrat de syndic est un contrat à durée déterminée, non susceptible de renouvellement par tacite reconduction pour permettre son « renouvellement de plein droit » s’il est arrivé ou arrivera à terme entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus, sans que l’assemblée générale des copropriétaires ait pu se réunir pour décider de la conclusion d’un nouveau contrat de syndic. L’Ordonnance Copropriété reprend ainsi la même règle que celle qui avait été prévue pour les contrats de syndic ayant expiré entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020.

Dans ces circonstances et en vertu de l’Ordonnance Copropriété, le contrat de syndic en exercice sera renouvelé jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Il est toutefois précisé que cette prise d’effet doit intervenir au plus tard le 31 janvier 2021.

Par ailleurs, l’Ordonnance Copropriété prévoit que la rémunération forfaitaire du syndic pendant la période actuelle doit être calculée selon les termes prévus par le contrat arrivé à échéance et au prorata de la durée de son renouvellement.

Enfin, on relèvera que le texte précise que les dispositions susvisées « ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant [le 19 novembre 2020], un syndic dont le contrat prend effet à compter du 29 octobre 2020 », l’Ordonnance Copropriété n’ayant pas vocation à remettre en cause la désignation d’un syndic qui aurait pu intervenir valablement dans le cadre d’une assemblée générale réunie avant sa publication.

SORT DES MANDATS DES MEMBRES DU CONSEIL SYNDICAL

L’Ordonnance Copropriété applique le même dispositif aux mandats des membres du conseil syndical, dont le rôle est notamment d’assister le syndic, de contrôler sa gestion et qui doit être consulté pour la mise en concurrence de certains marchés et contrats et pour la conclusion des contrats par le syndicat des copropriétaires.

Ainsi et à l’instar de ce qui avait été prévu pour les mandats ayant expiré entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020, « le mandat confié par décision de l’assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 29 octobre 2020 et le 31 décembre 2020 inclus est renouvelé jusqu’à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires », étant précisé que cette assemblée générale doit intervenir au plus tard le 31 janvier 2021. Là aussi, les dispositions susvisées ne sont pas applicables « lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant [le 19 novembre 2020] ».

ORGANISATION D’ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DE COPROPRIÉTAIRES TOTALEMENT DÉMATÉRIALISÉES

En raison de l’épidémie de Covid-19 et des interdictions de regroupement qu’elle entraine, bon nombre de copropriétés se trouvent dans l’impossibilité matérielle de tenir des assemblées générales dans des conditions normales.

L’Ordonnance Copropriété reprend et prolonge en conséquence un certain nombre de mesures prises lors du premier confinement, visant à permettre la tenue d’assemblées générales totalement dématérialisées, ce que la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application ne permettent pas.

Ces mesures sont principalement les suivantes :

• possibilité pour le syndic de convoquer une assemblée générale sans présence physique des copropriétaires, ces derniers pouvant alors participer à l’assemblée par visioconférence ou voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, étant précisé que :

  − dans les hypothèses où le recours à la visioconférence ne serait pas possible, le syndic peut prévoir que les décisions du syndicat des copropriétaires seront prises au seul moyen du vote par correspondance ;

  − tout syndic qui aurait déjà convoqué une assemblée générale peut avoir recours à ces nouvelles possibilités, à condition d’en informer les copropriétaires au moins 15 jours avant la tenue de cette assemblée ;

Toutefois et par exception à ce qui précède, pour les assemblées générales convoquées à une date comprise entre le 29 octobre 2020 et le 4 décembre 2020, le syndic peut, à tout moment, informer les copropriétaires, par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information, que les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises au seul moyen du vote par correspondance.

Dans ce cas, (i) le courrier d’information doit fixer un nouveau délai de réception par le syndic des formulaires de vote par correspondance, qui ne peut être inférieur à 15 jours à compter de la réception de ce courrier, (ii) un exemplaire du formulaire de vote par correspondance doit être joint au courrier d’information et (iii) les décisions du syndicat de copropriétaires doivent être prises au plus tard le 31 janvier 2021 ;

• les règles de convocation (mentions relatives au lieu de réunion et aux modalités de participation, etc.) et de tenue des assemblées générales (certification de la feuille de présence, signature du procès-verbal des décisions, etc.) prévues par le décret d’application de la loi du 10 juillet 1965 sont alors aménagées en conséquence ;
   
• possibilité pour un mandataire de recevoir plus de 3 délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (contre 10 % en temps normal) ;
   
• possibilité pour le syndic de décider des moyens et supports techniques permettant d’organiser une assemblée générale sans présence physique (visioconférence, audioconférence, etc.) sans qu’il soit nécessaire que l’assemblée générale ait décidé au préalable de l’utilisation de ces moyens et supports techniques.

On relèvera que la durée de validité des mesures visées ci-dessus relatives à l’organisation d’assemblées générales de copropriétaires totalement dématérialisées, qui devait initialement expirer le 31 janvier 2021, est prolongée par l’Ordonnance Copropriété jusqu’au 1er avril 2021.

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